Tips dan Trik Notulen[si] #1

Saya menggeluti pekerjaan merekam proses, note taking atau minutes taking sudah hampir 10 tahun. Dan memutuskan menjadikannya profesi di 5 tahun belakangan ini. Berdasarkan pengalaman, saya akan share beberapa hal yang mungkin harus dilakukan untuk memudahkan pekerjaan pada saat hari H.

Setelah kita dikontak untuk melakukan perekaman proses, pertama, tanyakan jenis acara. Ini akan membantu kita mengira-ngira bentuk laporannya. Kedua, isu yang akan diusung. Ini penting agar kita ada kesempatan untuk mempelajari dan mengetahui istilah-istilah yang sering dipakai. Ketiga, jika bisa, metode pelaksanaannya. Ini penting untuk mengira-ngira di saat pelaksanaan kita membutuhkan berapa banyak perekam proses. Keempat, tanyakan pada pengorder, mereka ingin laporan seperti apa.

Hal selanjutnya berkaitan dengan tempat acara. Kondisi ruangan meeting akan mempengaruhi suara yang keluar dari pengeras suara dan yang akan masuk ke dalam perekam kita. Jika ruangan cukup luas, tidak berkarpet, berdinding tembok, langit-langit juga tembok maka sebaiknya pastikan rekaman berada cukup dekat dengan sumber suara, baik kotak speaker atau orang yang sedang berbicara. Sebaliknya, jika ruangan meeting memiliki peredam suara yang cukup baik, perekam biasanya akan mudah menangkap suara walaupun sumber suara letaknya cukup jauh atau bahkan sang pembicara tidak menggunakan pengeras suara. Biasanya kita akan mengetahui kondisi ruangan persis pada saat acara berlangsung, jadi kita harus perpikir cepat. Karena saya adalah perekam proses yang tergantung pada rekaman maka hal yang satu ini selalu menjadi perhatian utama saya. Penggunaan perekam, baik digital maupun analog, sangat membantu notetaker ketika berada di waktu-waktu kritis, misalnya di saat serangan kantuk amat sangat di jam dua siang setelah lunch atau kebelet harus ke toilet J. Pastikan batrei terisi penuh dan cadangan selalu tersedia. Kenali dengan baik perekam yang akan dipakai, mulai dari pengoperasiannya, tipe file keluarannya serta yang akan terjadi jika perekam tiba-tiba kehabisan batrei atau memori penuh. Ada perekam yang akan otomatis menyimpan hasil rekaman jika kedua hal itu terjadi ada juga yang otomatis tidak menyimpan apapun. Saya termasuk yang abai dengan hal itu J. Penggunaan perekam sebenarnya tidak harus di dalam perekaman proses. Ada beberapa teman seprofesi yang tidak tergantung dengan rekaman dan pekerjaan mereka bagus! So, ini optional.

Buatlah control sheet yang secara runut berisi catatan mengenai hari, urutan acara, nama pembicara, jenis presentasi, nama file audio, serta tanda-tanda mengenai sudah atau belumnya kita memperoleh bahan-bahan penting yang bersangkutan. Control sheet sangat membantu saya terutama ketika saya mendapat pekerjaan secara berurutan dari lembaga dan dengan isu yang berbeda.  Buatlah control sheet yang terstruktur sehingga mudah dibaca. Hal itu akan sangat membantu apabila di saat penyelesaian laporan kita harus menyerahkan pekerjaan itu ke orang lain. Misalnya karena kita sakit atau ada masalah lain.

Hal yang sangat penting, dan menurut saya modal paling besar yang harus dimiliki oleh notetaker adalah kepandaian untuk tenang, fokus dan mendengar. Untuk acara-acara pelatihan yang menggunakan metode diskusi kelompok dengan jumlah kelompok cukup banyak dan semua hasilnya ditulis di atas kertas, kemampuan ini dibutuhkan. Kita harus tahu kertas mana yang dipunyai kelompok mana, mana saja yang belum diketika, letaknya ada dimana dll.

Pastikan contact person kita di acara tersebut. Rajin-rajinlah berkomunikasi dengannya. Jika ada hal yang membingungkan langsung komunikasikan dengan sang kontak. Misalnya kita ragu apakah suatu proses perlu didokumentasikan atau tidak.

Mungkin itu dulu. Jika ada masukan, silahkan kasih komen ya.

Matur Nuwun.